Bâtissez des tableaux de bord pour piloter votre activité
Présentation de l’outil :
« Quels sont les indicateurs économiques et financiers qui vous permettent de piloter votre activité sur une base mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle ? Disposez-vous d’un outil de suivi des écarts par rapport à votre budget et par rapport à une série d’indicateurs clés ? Si vous souhaitez mettre en place un tel système de pilotage, «BizCockpit» peut vous faire gagner un temps précieux !
«BizCockpit» vous permet de résumer la situation financière et les perspectives commerciales de votre entreprise grâce à quelques indicateurs clés. Cet outil analyse les écarts entre vos objectifs et vos réalisations effectives, de manière mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle. Outre la comparaison entre vos prévisions budgétaires et vos réalisations effectives, quatre grandes dimensions sont analysées : Comptabilité/Finance ; Marketing/Vente ; Ressources Humaines ; R&D/Production/Qualité.
Des indicateurs ou «KPI» (Key Performance Indicators) complémentaires, utilisables en fonction du secteur d’activité et du stade de développement de votre entreprise, peuvent être créés pour compléter cette analyse. A titre d’exemple pour le secteur hôtelier, le «taux de remplissage» est un des indicateurs de performance les plus importants.
« BizCockpit Premium» intègre :
– un tableau de suivi de la trésorerie mensuelle et de deux autres indicateurs de performances mensuels au choix.
– Un tableau de bord permettant de suivre la performance mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle de votre site Internet, notamment l’évolution du taux de transformation (nombre de commandes / trafic mensuel), la progression du panier moyen (CA mensuel / nombre de commandes) et l’évolution de vos coûts d’acquisition (budget marketing / nombre de commandes).
– Un module d’évaluation d’un projet d’entreprise ou d’un projet de développement à l’aune d’une batterie de critères économiques et financiers. La vertu principale d’un tel exercice est de fournir aux investisseurs ou aux dirigeants d’une entreprise une base de discussion objective permettant d’évaluer en connaissance de cause une activité existante et/ou des projets de diversification.
L’outil d’évaluation d’activité et/ou de projet «BizEval», inclus dans «BizCockpit Premium» prend en compte quatre grandes familles de critères : 1) Marché et offre actuelle de l’entreprise ; 2) Activité et avantages concurrentiels ; 3) Données économiques et financières ; 4) Management et ressources humaines. Chacune des familles de critères comporte cinq critères prédéfinis, dont vous pouvez modifier l’importance relative. A l’instar des tableaux de bord économiques et financiers, vous pouvez également compléter cette liste par des critères spécifiques à votre activité. »
Ce fichier comporte également un exemple commenté.
Ce module «BizCockpit» peut utilement être complété par les outils de prévisions financières «BizPrev» et «BizPrev Premium», par la gamme d’outils «Marketing & Vente», ainsi que le module «EBE+» d’évaluation du seuil de rentabilité et les modules d’évaluation financière «FastEval» et «FastEval Premium».
Vos données financières effectives seront très probablement issues de la comptabilité de votre entreprise, qui constitue l’épine dorsale de tout système d’information de gestion. Si nécessaire, n’hésitez pas à consulter votre Expert-Comptable ou vos conseillers habituels pour bâtir un tableau de bord parfaitement adapté à votre activité. Bon travail !
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Comment bâtir des tableaux de bord pour piloter votre activité ?
Synthèse : La conception et le suivi de tableaux de bord de gestion contribuent font partie du processus contribuant à définir la stratégie et les prévisions financières associées. Il s’agit ensuite de mettre en place des indicateurs de suivi adaptés. Le suivi ne peut pas se limiter aux seuls indicateurs comptables : il faut construire un tableau de bord pertinent, combinant des indicateur financiers, commerciaux, RH et opérationnels, en fonction du secteur et du stade de développement. Il s’agit ensuite d’analyser les écarts entre prévisions et réalité. En cas de dérive (commerciale, technique ou financière), ces indicateurs permettent d’identifier rapidement les points de blocage et d’agir en conséquence. Ce processus vous permet de piloter avec lucidité et de gagner un temps précieux. Un bon tableau de bord, synthétique et bien construit, permet de prendre des décisions éclairées et de se concentrer sur l’essentiel : vos clients et vos équipes.
Pourquoi c’est important pour un entrepreneur ? Un créateur ou dirigeant de PME doit piloter sa structure avec rigueur et anticipation. Mettre en place un tableau de bord personnalisé permet de mieux gérer sa croissance, d’optimiser ses ressources, et de sécuriser sa rentabilité dans un environnement concurrentiel.
Une fois qu’un dirigeant d’entreprise a défini avec ses équipes sa stratégie, ses plans d’actions et les prévisions financières qui les accompagnent, se pose nécessairement la question du suivi de ces différents plans et projections financières.
Où en sommes-nous par rapport au budget initial ? Sommes-nous en phases avec les prévisions de ventes et de marge brute ? Les charges externes sont-elles conformes à ce qui était prévu ? Idem pour la masse salariale et les autres postes de produits (subventions) et de charges (impôts et taxes, dotations aux amortissements)… Les investissements sont-ils également en phase avec ce qui était budgété ?
Le dirigeant et les membres du conseil d’administration et/ou du comité stratégique ont souvent les yeux rivés sur une série d’indicateurs financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels… mais le suivi d’une activité ne se réduit pas à ces indicateurs comptables, pourtant essentiels.
Il existe en effet une multitude d’indicateurs qui permettent d’appréhender la situation économique et financière d’une entreprise. On peut les regrouper en quatre grandes catégories : Comptabilité/Finance ; Marketing/Vente ; Ressources Humaines ; R&D/Production/Qualité.
A l’instar du tableau de bord d’un véhicule ou du cockpit d’un avion, il importe de définir une série de paramètres clés qui permettent d’aller à l’essentiel et d’être alerté d’éventuelles dérives. Au-delà des indicateurs « universels », il faudra ainsi bâtir une série d’indicateurs ou « KPI » (Key Performance Indicators) complémentaires, qui seront créés en fonction du secteur d’activité et du stade de développement de votre entreprise. A titre d’exemple pour le secteur hôtelier, le « taux de remplissage » est un des indicateurs de performance les plus importants.
Si vous vous êtes correctement livrés à cet exercice d’analyse et de formulation d’indicateurs clés, vous devriez pouvoir les résumer en une seule page, ce qui vous permettra d’aller rapidement à l’essentiel et, si nécessaire, d’analyser plus en détail les causes d’une éventuelle dérive commerciale, technique ou financière…
Parmi les indicateurs comptables ou financiers, on suivra tout particulièrement l’évolution du chiffre d’affaires, de la marge brute, de l’excédent brut d’exploitation (EBE) et de la trésorerie. Le taux d’impayés et les frais financiers peuvent également constituer des indicateurs à suivre de près.
Sur le plan marketing et commercial, l’évolution du carnet de commandes, le nombre de clients actifs, le nombre de nouveaux clients et le montant moyen d’une commande sont naturellement des paramètres essentiels. Des indicateurs qualitatifs comme le taux de satisfaction de vos clients sont également à analyser régulièrement. Dans de nombreux domaines, notamment dans le e-commerce, le coût d’acquisition client est un indicateur essentiel, de même que l’audience de votre site Internet. Beaucoup d’entreprises du Web ont mis des années à atteindre leur seuil de rentabilité pour avoir sous-estimé leur coût d’acquisition client, en pensant qu’il suffisait d’avoir une offre attractive pour attirer des centaines de milliers de chalands…
Au niveau des ressources humaines, l’évolution des effectifs salariés et du nombre de sous-traitants ainsi que le suivi du taux d’absentéisme constituent des indicateurs de productivité essentiels, qui peuvent également être complétés par des indicateurs issus d’enquêtes internes de satisfaction.
Enfin, en matière d’indicateurs relatifs à la production, à l’activité de Recherche & Développement et à la qualité, on suivra en général l’évolution des quantités produites, la capacité globale de production (sous-traitance incluse), les taux de retour, le niveau moyen et le taux de rotation des stocks, le taux de produits périmés et le nombre de réclamations clients.
Comme déjà indiqué, ces quelques exemples doivent être enrichis d’indicateurs spécifiques à votre activité, afin de résumer la situation financière et les perspectives commerciales de votre entreprise grâce à quelques indicateurs et d’analyser les écarts entre vos objectifs et vos réalisations effectives.
Un bon tableau de bord doit vous permettre de gagner beaucoup de temps pour vous concentrer sur ce qui fait in fine la valeur essentielle de votre entreprise : vos clients et vos équipes !